セキュリティ
情報の取り扱いについて
入居者の情報を誰がどう扱うのか、当社がどこまでの立場なのかを整理しました。導入の判断材料としてご確認ください。
立場の整理
誰が、何に責任を負うのか
個人情報の取り扱いを外部に委託する場合、法律上の責任の所在がどこにあるかを先に明確にしておきます。
御社 (委託元)
入居者の個人情報を保有し、その取り扱いについて法律上の責任を負う立場です。個人情報保護法は、業務を外部に委託する場合、委託先を適切に選び、監督することを委託元に求めています。この責任は、当社にサービスを導入されたあとも御社に残ります。
当社 (委託先)
御社から取り扱いを委託される立場です。委託された範囲でのみ情報を扱い、安全に管理する義務を負います。御社が監督責任を果たせるよう、扱う情報の範囲と保管方法を事前に明示し、契約に落とし込みます。
当社は管理業務そのものを受託しません
当社が提供するのは、入居者対応を支援するソフトウェアと、その導入・運用の支援です。建物の維持保全や、家賃・敷金などの金銭の管理を御社に代わって行うことはありません。賃貸住宅管理業の登録は受けておらず、登録が必要になる業務は取り扱わない前提で設計しています。
扱う情報
サービスの中で扱う情報の範囲
入居者からLINEやフォームを通じて寄せられる、お名前・部屋番号・連絡先・お問い合わせの内容と、それに対する対応の記録を扱います。これらは入居者対応を進める目的以外には利用しません。
- お預かりした情報は、対応に必要な範囲の担当者だけがアクセスできる状態で管理します。
- ご相談・お問い合わせの内容を、他社への営業や事例紹介に使うことはありません。
- 文面の生成に外部のAIサービスを利用する場合、どの情報を渡すかを構築前に提示し、合意いただいた範囲に限定します。
- 現在は代表1名で対応しています。作業の一部を外部に委託する必要が生じた場合は、事前にお知らせし、同意をいただいてから進めます。
契約と請求
書面と支払いの実務
秘密保持契約
ご相談の内容に応じて、秘密保持契約を締結したうえで進めます。詳しい業務内容をうかがう前の段階でも締結できます。ご希望の場合はお問い合わせの際にお知らせください。
利用にあたっての契約
扱う情報の範囲と安全管理の取り決めを含めた契約を交わしてから開始します。契約書は事前にお渡しし、内容をご確認いただいたうえで締結します。
請求と支払い
請求書を発行のうえ、銀行振込にてお支払いいただきます。支払時期は請求書に記載の期日によります。
正直にお伝えすること
取得している認証はありません
ISMS (ISO/IEC 27001) やプライバシーマークといった第三者認証は取得していません。設立から日が浅い1名の会社であり、認証を取得したように見せる書き方はしません。社内規程で審査を通す必要がある場合は、どのような資料が必要かをお聞かせいただければ、対応できる範囲をお伝えします。