問い合わせを、返しそびれない。

• 初動が遅れると、他社で決まる

  問い合わせをした人は、たいてい複数の会社に連絡しています。返信が翌日になると、その間に内見が決まっていることがあります。

• 聞くことが、人によって変わる

  希望エリア、間取り、家賃、入居時期、内見できる日。誰が受けたかによって、聞けている項目が違います。

• 内見の日程調整で、往復が増える

  候補日を出して、返事を待って、担当者の予定と突き合わせる。決まるまでに何度もやり取りが発生します。

• 追いきれない問い合わせが残る

  一度返信したあと、返事が来ないまま止まっている案件。次にいつ連絡するか決めていないと、そのまま忘れられます。

1. 01

   問い合わせを受ける

   自社サイトの問い合わせフォームと、LINE公式アカウントからの反響を一つの一覧にまとめます。募集ポータルからの反響も同じ一覧に入れられるかどうかは、いまの届き方を確認したうえで個別に判断します。
2. 02

   希望条件を聞き取る

   エリア、間取り、家賃の上限、入居したい時期、こだわりたい条件。決めた順番でたずねます。
3. 03

   内見できる日をたずねる

   いつなら来られるかを聞き、候補日として記録します。担当者の予定との突き合わせは、担当者が行います。
4. 04

   担当者に引き継ぐ

   聞き取った内容をまとめて渡します。物件の紹介、条件の交渉、申し込みの案内は、ここから担当者の仕事になります。
5. 05

   連絡もれを防ぐ

   返事待ちの案件、次に連絡する日を決めた案件を一覧で表示します。放置されている問い合わせが見えるようにします。
6. 06

   やり取りを記録に残す

   誰がいつ何を伝えたかが残ります。担当者が変わっても、経緯を追えます。

確定にあたる判断は、営業時間内に担当者が行います。

入居者向けのサービスとは、何が違いますか。

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対象になる相手が違います。こちらは部屋探し中の方からの問い合わせ、入居者向けのほうはすでに住んでいる方からの連絡です。聞き取る内容も、その後に動く担当者も違うため、別のサービスとして分けています。受付と履歴の作りには共通する部分があります。

勝手に物件を紹介してしまいませんか。

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一次対応で行うのは、希望条件と内見できる日の聞き取りまでです。どの物件を紹介するか、条件をどう調整するかは担当者が判断します。

募集ポータルサイトからの反響も取り込めますか。

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反響がどの経路でどう届いているかは会社ごとに違います。いまの届き方をうかがい、実際に確認したうえで、取り込める範囲をご案内します。どのポータルでも取り込めるとお約束できる段階ではありません。

夜間に入った問い合わせは、どうなりますか。

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受け付けて、希望条件と内見できる日の聞き取りまで進めます。物件の提案や日程の確定は、営業時間内に担当者が行います。

いま使っている顧客管理ツールと、二重管理になりませんか。

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どちらを主に使うかによります。既存のツールに寄せたい場合は、データのやり取りができるかどうかを個別開発・業務改善支援として確認します。